4 – SPMI – Formulir Mutu Sistem Penjaminan Mutu Internal
1. Definisi dan Fungsi Formulir Mutu
Formulir Mutu adalah dokumen tertulis yang berfungsi sebagai instrumen rekam implementasi dari setiap standar yang telah ditetapkan dalam SPMI. Formulir ini merupakan bagian integral dari dokumentasi mutu yang digunakan untuk mencatat, merekam, dan membuktikan pelaksanaan tugas atau kegiatan sesuai dengan prosedur standar yang berlaku. Dalam konteks audit, formulir yang telah terisi merupakan bukti otentik (evidence) bahwa budaya mutu telah dijalankan secara konsisten.
2. Struktur Kodifikasi dan Identitas Dokumen
Setiap formulir mutu di lingkungan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta memiliki identitas formal untuk menjamin ketertelusuran dokumen, yang meliputi:
- Nomor Dokumen: Kode unik identifikasi (contoh:
F-FR-SPMI-XXX). - Tanggal Terbit: Menunjukkan waktu mulai berlakunya formulir tersebut.
- Nomor Revisi: Menunjukkan status pembaruan dokumen untuk menjamin penggunaan versi terbaru.
- Halaman: Informasi jumlah halaman untuk memastikan kelengkapan dokumen.
3. Klasifikasi Formulir Berdasarkan Siklus PPEPP
Formulir mutu dikelompokkan berdasarkan tahapan manajemen mutu yang dijalankan oleh setiap unit kerja:
A. Tahap Penetapan dan Pelaksanaan
Instrumen yang digunakan untuk merencanakan kegiatan dan mendokumentasikan proses kerja harian, seperti:
- Formulir Rencana Kerja dan Anggaran (RKA).
- Formulir daftar hadir, berita acara kegiatan, dan logbook aktivitas.
B. Tahap Evaluasi dan Audit (AMI)
Instrumen yang digunakan oleh auditor internal atau Gugus Jaminan Mutu (GJM) untuk mengukur kepatuhan, seperti:
- Daftar Tilik (Checklist) Audit: Instrumen verifikasi kesesuaian antara praktik dan standar.
- Laporan Hasil Audit: Ringkasan temuan selama proses evaluasi.
C. Tahap Pengendalian (Tindakan Koreksi)
Instrumen untuk memperbaiki penyimpangan yang ditemukan, yang paling utama adalah:
- Formulir PTKP (Permintaan Tindakan Koreksi dan Pencegahan): Digunakan untuk mencatat ketidaksesuaian, analisis akar masalah, serta rencana tindakan perbaikan oleh unit terkait.
D. Tahap Peningkatan
Formulir yang mencatat rekomendasi perubahan standar untuk siklus berikutnya guna mencapai efisiensi yang lebih tinggi.
4. Ruang Lingkup Penggunaan
Formulir mutu mencakup seluruh aspek operasional universitas, termasuk namun tidak terbatas pada:
- Administrasi Akademik: Pendaftaran, perkuliahan, dan yudisium.
- Sarana dan Prasarana: Laporan kerusakan alat, peminjaman fasilitas, dan inventarisasi.
- Sumber Daya Manusia: Evaluasi kinerja dosen dan tenaga kependidikan.
- Penelitian dan Pembangunan: Monitoring kemajuan penelitian dan pelaporan output publikasi.
5. Prosedur Penggunaan dan Pengarsipan
- Pengambilan: Unit kerja wajib menggunakan format formulir terbaru yang tersedia di portal resmi.
- Pengisian: Data harus diisi secara akurat, jujur, dan didasarkan pada fakta lapangan (prinsip Speak with Data).
- Pengarsipan: Formulir yang telah diisi harus disimpan secara sistematis, baik dalam bentuk fisik maupun digital, untuk keperluan Audit Mutu Internal (AMI) maupun Akreditasi Eksternal (BAN-PT/LAM).
Daftar lengkap dan unduhan berkas formulir (format .doc/.pdf) tersedia pada dokumen berikut: 4 – SPMI – Formulir Mutu Sistem Penjaminan Mutu Internal