2 – SPMI – Manual Mutu Sistem Penjaminan Mutu Internal

1. Pendahuluan

Manual Mutu SPMI merupakan dokumen operasional yang menjabarkan mekanisme teknis implementasi Kebijakan Mutu di lingkungan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. Manual ini berfungsi sebagai panduan bagi seluruh unit kerja untuk menjalankan siklus penjaminan mutu secara konsisten, transparan, dan akuntabel demi mewujudkan Good University Governance (GUG).

2. Tujuan dan Sasaran

Penyusunan Manual Mutu ini bertujuan untuk:

• Memberikan arah dan landasan bagi pengembangan serta penerapan sistem penjaminan mutu di seluruh unit kerja.
• Menjadi sarana komunikasi bagi seluruh pemangku kepentingan mengenai standar prosedur yang berlaku.
• Menyediakan kerangka kerja untuk mengevaluasi dan meningkatkan mutu secara berkelanjutan (Continuous Quality Improvement).

3. Ruang Lingkup Manajemen Mutu (Siklus PPEPP)

Implementasi Manual Mutu mencakup lima tahapan utama yang membentuk satu siklus utuh penjaminan mutu:

A. Manual Penetapan Standar

Tahap awal untuk merancang, merumuskan, dan mengesahkan standar mutu akademik maupun non-akademik.

• Prosedur: Melakukan analisis SWOT, melaksanakan tracer study, merumuskan draf standar dengan formula ABCD (Audience, Behaviour, Competence, Degree), sosialisasi draf, hingga penetapan melalui Surat Keputusan Rektor.

B. Manual Pelaksanaan Standar

Tahap pemenuhan isi standar yang telah ditetapkan dalam aktivitas institusi.

• Prosedur: Unit kerja menyiapkan infrastruktur teknis dan administratif, menyusun Quality Procedure (QP) dan Work Instruction (WI) atau SOP, serta melaksanakan kegiatan dengan standar mutu sebagai tolok ukur utama.

C. Manual Evaluasi Standar

Tahap pemantauan dan pemeriksaan untuk memastikan kesesuaian antara pelaksanaan dengan standar.

• Prosedur: Melakukan pengukuran berkala melalui audit mutu internal, mencatat setiap temuan penyimpangan atau kelalaian, dan menyusun laporan tertulis dalam formulir Permintaan Tindakan Koreksi dan Pencegahan (PTKP).

D. Manual Pengendalian Standar

Tahap perbaikan atas hasil evaluasi guna menghilangkan penyebab ketidaksesuaian.

• Prosedur: Menyelenggarakan forum diskusi seperti Rapat Tinjauan Manajemen (RTM), mengambil tindakan korektif terhadap penyimpangan, serta memantau dampak dari tindakan koreksi tersebut secara terus-menerus.

E. Manual Peningkatan Standar

Tahap pengembangan mutu secara berkala untuk meningkatkan kinerja standar pada siklus berikutnya.

• Prosedur: Mempelajari laporan hasil pengendalian, melakukan revisi terhadap isi standar yang ada, dan merumuskan standar baru yang lebih tinggi (prinsip Kaizen) untuk diterapkan pada periode mendatang.

4. Prinsip Implementasi

Manual Mutu ini dijalankan dengan menjunjung tinggi prinsip-prinsip berikut:

1. Continuous Quality Improvement (CQI): Perbaikan mutu secara terus-menerus.
2. Etika Akademik: Menjunjung tinggi norma dan etika dalam setiap proses penjaminan mutu.
3. Kesetaraan dan Keadilan: Mengutamakan kejujuran dan keterbukaan dalam evaluasi.
4. Reward and Punishment: Memberikan apresiasi bagi prestasi dan sanksi bagi pelanggaran peraturan.

5. Dokumentasi Terkait

Setiap tahapan dalam Manual Mutu ini wajib didukung oleh dokumen bukti fisik berupa:

• SOP (Standard Operating Procedure): Prosedur standar aktivitas layanan.
• Formulir Mutu: Instrumen untuk mencatat atau merekam informasi selama SPMI diimplementasikan.
• Laporan Audit: Hasil evaluasi periodik dari auditor internal.

Konten ini merupakan rangkuman operasional. Untuk rincian instruksi kerja pada masing-masing unit, silakan merujuk pada dokumen berikut: 2 – SPMI – Manual Mutu Sistem Penjaminan Mutu Internal