Tindakan Perbaikan

Fakultas Sains dan Teknologi (FST) UIN Syarif Hidayatullah Jakarta telah menyediakan prosedur dalam pelaksanaan Tindakan Perbaikan sesuai dengan Standar Manajemen Mutu ISO 9001:2008. Tujuan dari prosedur ini adalah untuk memberikan panduan yang jelas dalam pelaksanaan Tindakan Perbaikan di Fakultas Sains dan Teknologi (FST) UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. Adapun dalam prosedur ini meliputi: penemuan/pengaduan ketidaksesuaian, analisa data ketidaksesuaian, penentuan ketidaksesuaian, membuat rencana tindakan perbaikan, implementasi tindakan perbaikan, serta laporan hasil tindakan perbaikan.

Berikut merupakan diagram Alir Tindakan Perbaikan :

Berikut merupakan penjelasan dari Diagram Alir di atas :

1. Dekanat/QMR/Kabag/Kasubag/Kaprodi memantau ketidaksesuaian/masalah, menerima keluhan pada saat persiapan proses, proses sedang berlangsung dan akhir proses, serta keluhan internal maupun eksternal dengan form Permohonan Tindakan Perbaikan dan/atau Pencegahan (PTPP) dan potensi penyebab.
2. Dekanat/QMR/Kabag/Kasubag/Kaprodi merangkum data dan hasil analisa ketidaksesuaian/keluhan.
3. Dekanat/QMR/Kabag/Kasubag/Kaprodi menganalisa dan menetapkan penyebab ketidaksesuaian dan membuat rencana tindakan untuk mengoreksi dan menidaklanjuti serta berupaya mencegah timbulnya masalah/ketidaksesuaian akan terulang kembali dengan memperhatikan kemungkinan penyebabnya pada sumberdaya: personil, peralatan, dana, material termasuk bahan ajar, metode, pengelolaan, promosi, informasi dan data, lingkungan dan waktu.
4. Tindakan Perbaikan yang telah diambil dengan mengikuti siklus kegiatan PDCA (Plan = rencana, Do = pelaksana, Check = pengecekan, Action = tindakan perbaikan dan pencegahan ulang atau peningkatan dikaji ulang setiap periode paling tidak 6 (enam) bulan sekali atau ditentukan oleh penanggungjawab sesuai bobot masalah / ketidaksesuaian yang dituliskan dalam target pada form PTPP (mencakup penyebab dan potensi ketidaksesuaian).
5. Lakukan pemantauan pelaksanaan Tindakan Perbaikan dengan Form Pemantauan Kegiatan Bulanan/Hasil Rapat.
6. Cek hasil tindakan yg telah diambil diverifikasi apakah sudah sesuai persyaratan dan efektif, lakukan perbaikan ulang bila tidak efektif.
7. Rekaman mutu hasil tindakan perbaikan menjadi bahan agenda rapat bulanan dan RTM.

Prosedur di atas dirancang untuk memastikan bahwa ketika terjadi masalah atau kekurangan dalam berbagai aspek, langkah-langkah perbaikan yang tepat dapat diidentifikasi, dilaksanakan, dan diawasi dengan konsisten dan efisiensi.