Tindakan Pencegahan

Fakultas Sains dan Teknologi (FST) UIN Syarif Hidayatullah Jakarta telah menyediakan prosedur dalam pelaksanaan Tindakan Pencegahan terhadap kemungkinan terjadinya ketidaksesuaian sesuai dengan Standar Manajemen Mutu ISO 9001:2008. Tujuan dari prosedur ini adalah untuk memberikan panduan yang jelas dalam pelaksanaan Tindakan Pencegahan terhadap kemungkinan terjadinya ketidaksesuaian di Fakultas Sains dan Teknologi (FST) UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. Adapun prosedur ini meliputi: analisis data potensi ketidaksesuaian, analisa penyebab ketidaksesuaian, rencana tindakan pencegahan, dan pelaporan hasil tindakan pencegahan.

Berikut ini merupakan Diagram Aliran Tindakan Pencegahan:

1. Setiap 6 (enam) bulan, QMR mengumpulkan data antara lain: analisis data (Kepuasan & keluhan pelanggan (mahasiswa, dosen, karyawan, alumni, dan stake holder), kesesuaian dengan standar kompetensi lulusan wisudawan/alumni, karakteristik & kecenderungan dari kegiatan perkuliahan, kinerja dosen, supplier barang dan jasa, hasil audit internal dan eksternal) & pencapaian sasaran mutu FST dan semua fungsi. Jika ditemukan potensi/ gejala/ kecenderungan yang dapat menimbulkan terjadinya ketidaksesuaian di fungsi-fungsi di FST akan dilakukan investigasi/ penyelidikan untuk mengetahui akar/ penyebab potensi/ gejala/ kecenderungan tersebut di atas dengan memperhatikan faktor-faktor sumber daya: personil, peralatan, dana, material termasuk bahan ajar, metode, pengelolaan, promosi, informasi dan data, lingkungan dan waktu.
2. Identifikasi, investigasi dan pemantauan potensi/ gejala/ kecenderungan yang dapat menimbulkan ketidaksesuaian dilakukan segera pada input, tahapan proses akademik maupun proses pendukung dan outputnya agar tercegah /terminimalisir terjadinya ketidaksesuaian, menggunakan Form PTPP dan Form Keluhan Pelanggan (mahasiswa, dosen, karyawan, alumni, dan stake holder).
3. Analisis penyebab terjadinya potensi/ gejala/ kecenderungan akan dilakukan dengan memperhatikan kemungkinan terjadinya yang disebabkan oleh faktor-faktor sumber daya: personil, peralatan, dana, material termasuk bahan ajar, metode, pengelolaan, promosi, informasi dan data, lingkungan dan waktu oleh yang dapat menimbulkan ketidaksesuaian akan segera dilakukan tindakan pencegahan.
4. Tindakan dilakukan dengan memperhatikan siklus kegiatan PDCA (Plan=perencanaan, Do=pelaksanaan, Check=pengecekan, Action=tindakan/perbaikan/pencegahan dan peningkatan secara berkelanjutan ke arah yang lebih baik) Menggunakan Form Pemantauan Kegiatan Bulanan/Hasil Rapat.
5. Cek hasil pencegahan, apakah memenuhi syarat dan efektif? Jika belum, lakukan tindakan pencegahan ulang.
6. Catat hasil tindakan pencegahan dan statusnya untuk menjadi bahan agenda RTM (Rapat Tinjauan Manajemen).
7. Sosialisasikan tindakan pencegahan yang sudah berhasil kepada seluruh fungsi pada rapat bulanan atau RTM.

Prosedur di atas dirancang sedemikian rupa untuk memberikan panduan dan petunjuk yang jelas tentang langkah-langkah yang harus diikuti untuk mencegah terjadinya risiko atau masalah tertentu dalam suatu proses atau aktivitas dan untuk memastikan konsistensi, keamanan, dan efisiensi dalam menjalankan tindakan pencegahan sehingga dapat mengurangi kemungkinan terjadinya kejadian yang tidak diinginkan di lingkungan Fakultas Sains dan Teknologi (FST) UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.