SOP Pelayanan SK Dekan

Standar Operasional Prosedur (SOP) Pelayanan SK Dekan di Fakultas Sains dan Teknologi (FST) UIN Syarif Hidayatullah Jakarta bertujuan untuk memberikan panduan yang jelas dan terstruktur dalam pelayanan pembuatan SK Dekan serta pengurusan administrasinya. Prosedur ini mencakup berbagai tahapan, mulai dari penunjukan dosen/pegawai untuk tugas tertentu, pembuatan surat tugas, hingga proses pengurusan administratif seperti SPPD (Surat Perintah Perjalanan Dinas) dan pelaporan hasil tugas/kegiatan.

Ruang lingkup dari SOP ini mencakup seluruh proses yang terlibat dalam penugasan dosen/pegawai, termasuk tugas dan tanggung jawab mereka, serta proses administrasi yang melibatkan pembuatan surat-surat resmi seperti SK Dekan. Selain itu, SOP ini juga mencakup pembuatan SPPD untuk keperluan perjalanan dinas, realisasi tugas dengan adanya bukti tangan dari kepala/panitia pelaksana kegiatan, dan laporan hasil dari tugas/kegiatan yang telak dilaksanakan.

SOP Pelayanan SK Dekan mengacu pada beberapa referensi, yaitu Pedoman Mutu dan Statuta UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. Pedoman Mutu menjelaskan istilah dan definisi yang digunakan dalam SOP ini, serta dalam dokumen-dokumen lainnya, dan sesuai dengan standar SMM ISO 9001:2008. Semua istilah dan definisi diuraikan secara rinci dalam Lampiran Istilah dan Definisi.

Dalam pelaksanaan SOP ini, terdapat dua form yang digunakan, yaitu Form SK (Surat Keputusan) dan Form Disposisi. Form SK digunakan untuk mencatat keputusan Dekan terkait penugasan dosen/pegawai dalam suatu tugas tertentu. Sedangkan Form Disposisi digunakan untuk mencatat tindak lanjut atau disposisi terkait tugas atau kegiatan yang telah dijalankan.

Untuk mengawasi dan memastikan kualitas dari penerapan SOP ini, dilakukan rekaman mutu berupa SK Dekan. Rekaman mutu ini menjadi dasar evaluasi dan pemantauan untuk memastikan bahwa prosedur pelayanan SK Dekan di Fakultas Sains dan Teknologi UIN Syarif Hidayatullah Jakarta berjalan sesuai dengan standar yang telah ditetapkan. Dengan adanya SOP Pelayan SK Dekan, diharapkan proses adminitratis dan pelayanan di Fakultas Sains dan Teknologi dapat berjalan dengan efisien dan efektif sesuai dengan pedoman mutu dan peraturan yang berlaku.

Berikut adalah diagram alir Pelayanan SK Dekan:

Berikut keterangan mengenai diagram alir di atas:

1. Proposal diterima oleh Dekanat dan selanjutnya diberikan disposisi kepada Kabag TU untuk ditindaklanjuti. Dalam hal ini, dokumen yang diperlukan yaitu Proposal Surat Disposisi.
2. Kabag TU menindaklanjuti disposisi dengan memberikannya kepada kasubag umum untuk proses pembuatan draf SK Dekan.
3. Kasubag Umum melakukan proses pembuatan draf SK Dekan dan menandatangani sebagai persetujuan awal. Dalam hal ini, dokumen yang diperlukan yaitu Draft SK Dekan.
4. Setelah itu, draf SK Dekan diperiksa dan ditandatangani oleh Kabag TU sebagai langkah verifikasi.
5. Setelah melewati tahap pemeriksaan, Dekanat melakukan validasi terakhir dan menandatangani draf SK Dekan menjadi SK Dekan yang sah.
6. SK Dekan yang telah ditandatangani didistribusikan oleh Kabag TU dan Kasubag Umum kepada pihak-pihak terkait dan disimpan dalam arsip untuk keperluan dokumen.

Dengan SOP Pelayanan SK Dekan yang terstruktur dan terpadu, diharapkan proses pembuatan SK Dekan dan pengurusan administrasinya di FST UIN Syarif Hidayatullah Jakarta lebih efisien dan transparan. SOP ini memberikan panduan jelas bagi semua pihak terlibat, memastikan pelayanan kepada dosen/pegawai dan pihak terkait berjalan dengan baik, serta meningkatkan kualitas tugas dan kegiatan akademik. Fakultas Sains dan Teknologi berkomitmen untuk terus meningkatkan kualitas pelayanan dan administrasi guna mencapai prestasi akademik yang lebih baik dan berkontribusi positif bagi dunia pendidikan dan masyarakat.