SOP Pelaksanaan Propesa

Standar Operasional Prosedur (SOP) Pelaksanaan Propesa di Fakultas Sains dan Teknologi (FST) UIN Syarif Hidayatullah Jakarta bertujuan untuk memberikan panduan dalam pelaksanaan kegiatan Program pengenalan studi dan almamater (Propesa). Prosedur ini dilaksanakan dalam lingkup tata cara pelaksanaan kegiatan Program pengenalan studi dan almamater (Opak).

SOP Pelaksanaan Propesa mengacu pada beberapa referensi, yaitu Pedoman Mutu, Pedoman Akademik, dan Pedoman Pembinaan dan layanan Bidang kemahasiswaan. Semua Istilah dan definisi yang dipakai dalam penulisan Pedoman Mutu, SOP, Instruksi Kerja serta dokumen lainnya diuraikan secara rinci sesuai SMM ISO 9001:2008, diurutkan berdasarkan abjad dan dituangkan pada Lampiran Istilah dan Definisi.

Dalam pelaksanaan SOP ini, terdapat dua form yang digunakan, Pertama Form SK Panitia Pelaksana Propesa yang digunakan untuk menunjuk anggota panitia pelaksana Propesa serta memuat informasi mengenai komposisi anggota, tugas panitia, serta jangka waktu pelaksanaan Propesa. Kedua Form Laporan Hasil Kegiatan Propesa yang berfungsi untuk merekam dan menyajikan hasil dari kegiatan Propesa secara keseluruhan mengenai evaluasi keberhasilan kegiatan.

Untuk memastikan bahwa suatu kegiatan atau proses telah dijalankan dengan baik dan sesuai SOP dibutuhkan rekaman mutu yang terdiri dari SK Panitia Pelaksana Propesa dan Laporan Hasil Kegiatan Propesa.

SOP Pelaksanaan Propesa juga memuat Instruksi Kerja Tata Tertib Propesa yang berisi panduan dan aturan yang mengatur perilaku, tindakan, dan kedisiplinan peserta serta panitia Propesa bagi mahasiswa baru. Serta memuat Dokumen terkait Pengendalian Rekaman Mutu, dimana ini mencakup langkah-langkah pengawasan dan pemantauan terhadap pelaksanaan kegiatan Propesa. Dan Surat Edaran Rektor, dimana ini adalah surat resmi yang dikeluarkan oleh rektor untuk memberikan arahan, kebijakan, atau informasi penting kepada seluruh anggota akademik dan karyawan.

Berikut diagram alir SOP Pelaksanaan Propesa :

Berikut keterangan diagram alir di atas :

1. Penanggung jawab penyelenggaraan kegiatan Opak adalah Rektor UIN Jakarta yang dalam pelaksanaannya dikoordinasikan oleh Wakil Rektor Bidang Akademik di tingkat Universitas, Dekan dan Wakil Dekan bidang kemahasiswaan di fakultas. Sedangkan untuk panitia pelaksana terdiri dari panitia tingkat universitas, fakultas, jurusan, program studi, dan organisasi mahasiswa.
2. Mengacu pada POS Pelaksanaan Kegiatan Mahasiswa
3. waktu pelaksanaan kegiatan Opak maksimal 3 (tiga) hari dimulai jam 07.00 sampai jam 17.00 WIB (termasuk waktu persiapan dan istirahat, shalat dan makan).
4. Materi Kegiatan :

a. Ke UIN-an dan ke Fakultasan: civitas akademika, kode etik mahasiswa, lembaga struktural dan lembaga non struktural

b. Jurusan/Prodi: Kompetensi akademik

c. Lembaga Kemahasiswaan tingkat Universitas dan Fakultas

d. Penasehat Akademik dan prosedur Kartu Rencana Studi (KRS)

e. Permainan (game)

f. Materi-materi lain yang sesuai dengan keperluan fakultas

5. Maksimal 3 hari setelah kegiatan.

6. Diserahkan kepada Wadek Bidang Kemahasiswaan paling lambat 1 minggu setelah acara kegiatan.