Pengendalian Dokumen

Fakultas Sains dan Teknologi (FST) UIN Syarif Hidayatullah Jakarta berkomitmen memberikan panduan dalam pelaksaan kegiatan pengendalian dokumen baik dokumen internal maupun eksternal. Prosedur ini dilaksanakan dalam lingkup kegiatan pengendalian dokumen baik internal maupun eksternal pada Fakultas Sains dan Teknologi (FST) UIN Syarif Hidayatullah Jakarta, meliputi :

1. pengusulan perubahan dokumen
2. persetujuan perubahan dokumen
3. penerbitan dan distribusi dokumen

Adapun referensi yang digunakan dalam penyusunan SOP ini adalah Pedoman mutu dan statuta UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. Dalam Penulisan pedoman mutu, SOP, instruksi kerja, serta dokumen lainnya di Fakultas Sains dan Teknologi (FST) UIN Syarif Hidayatullah Jakarta, digunakan berbagai istilah dan definisi yang telah diuraikan secara rinci sesuai dengan Standar Manajemen Mutu ISO 9001:2008. Istilah-istilah tersebut diurutkan berdasarkan abjad dan dicantumkan dalam Lampiran Istilah dan Definisi.

Terdapat beberapa dokumen yang menjadi bagian penting dalam pelaksanaan prosedur ini, yaitu: form permohonan revisi dokumen, form distribusi dokumen, dan form berita acara pemusnahan dokumen. Selain itu, terdapat juga rekaman mutu yang mencakup permohonan revisi dokumen, distribusi dokumen, dan berita acara pemusnahan dokumen. Dokumen terkait yang diperlukan adalah SOP Pengendalian mutu dan standar identifikasi dokumen (SID). Berikut adalah Diagram Alir Pengendalian Dokumen.

Berikut merupakan penjelasan atau keterangan mengenai diagram alir di atas:

1. Setiap pengajuan dokumen baru maupun perubahan dokumen harus dengan mengisi dan menyerahkan form Permohonan Revisi Dokumen kepada Pengendali Dokumen dan Data (PDD). Pengendalian Dok. Eksternal terkait kedinasan dikendalikan oleh pengadministrasi umum Bagian TU dan dimasukkan dalam Form Daftar Dokumen Eksternal, sedangkan Dok. Eksternal yang terkait dengan SMM dikendalikan oleh Koordinator PDD, dan ditandai dengan cap Dok. Eksternal.
2. PDD (Kabag TU atau Tim ISO) dibantu oleh Kasubbag Akademik & Kemahasiswaan/ Kasubbag Kepegawaian & Keuangan/ Kasubbag umum, menyerahkan dokumen kepada QMR untuk dikaji yang tidak sesuai dengan persyaratan untuk dimusnahkan atau diperbaiki oleh penggagas/ pembuat dokumen, perubahan dokumen eksternal harus mengacu kepada peraturan yang berlaku.
3. Dokumen yang disetujui oleh QMR diserahkan kepada PDD untuk diterbitkan sesuai Standar Identifikasi Dokumen.
4. Ditandatangani oleh pembuat, pemeriksa & pemberi persetujuan.
5. PDD memperbanyak Dokumen sesuai dengan daftar distribusi dokumen, memberikan nomor identitas sesuai Identifikasi Dokumen Standard untuk didistribusikan menggunakan Form Distribusi Dokumen.
6. Sesuai dengan saran pimpinan, fungsi, dan persyaratan.
7. Adalah kewajiban penerima dokumen untuk membuat Berita Acara Pemusnahan Dokumen untuk dokumen yang sudah tidak berlaku lagi, serahkan Berita Acara tersebut kepada PDD . Lakukan cap dengan stempel Dokumen Kadaluarsa pada Dokumen kadaluarsa yang tersimpan di PDD.